Customer Success
CC Monthly
Monthly Core Coach
Reunión 1:1 mensual entre la Core Coach y el Worldie con cuatro objetivos simultáneos: (1) tomar la temperatura del worldie con su cliente; (2) dar y registrar feedback (positivo o negativo); (3) identificar oportunidades de crecimiento del worldie y de venta cruzada en el cliente; (4) promover engagement y mejorar performance del profesional con WorldTeams (mentorías, mejora del inglés, webinars, World Talks, programa de referidos).
| Herramienta | Uso en este proceso |
|---|
| HubSpot | Notas, Historial, Career Path, propiedades worldy_potential / reporte capacidad ociosa, mail Monthlys, link al calendar de CC para agenda · Vista Monthly Control (Core App) |
| Google Meet | Plataforma de la reunión |
| MeetGeek | Transcripción y resumen automático de la reunión |
| WhatsApp Business | Coordinación, recordatorios, follow-ups |
| Slack | Escalado de red flags y comunicación de equipo |
El informe Pre-monthly prep se genera automáticamente todos los días y se envía por email al CC; puede pedirse a demanda cuando la Monthly no está agendada. Notificación semanal automática al equipo T3 con el avance del mes en métricas. Las celdas resaltadas en verde indican pasos automatizados o asistidos por la Core App.
| # | Acción, tarea | Responsable | Herramienta, nota |
|---|
| 1 | Enviar mail de monthlies con link al calendario personal | Core Coach | HubSpot · mail |
| 2 | Si no autoagenda en 5 días, recordatorio por WhatsApp | Core Coach | WhatsApp |
| 3 | Si no agenda en 10 días, agendar manual proponiendo fecha/hora | Core Coach | HubSpot · WhatsApp |
| 4 | Preparación (automática): el informe Pre-monthly prep reúne última nota propia + última nota AM con cliente + worksheet del mes + pedidos pendientes + feedback reciente. Se genera y envía por email al CC; puede pedirse a demanda. | Core Coach | HubSpot |
| # | Acción, tarea | Responsable | Herramienta, nota |
|---|
| 5 | Apertura soft (3 min): recuperar hilo personal de la monthly anterior | Core Coach | Google Meet · MeetGeek |
| 6 | Hard / cliente (12 min): proyectos, workload, comodidad, day off, mentoría, skills | Core Coach | Core App · Pre-monthly prep |
| 7 | Feedback (7 min): comunicar feedback positivo o negativo y registrar reacción | Core Coach | Core App · Pre-monthly prep (feedback anterior) |
| 8 | Engagement & crecimiento (6 min): mentorías, long-term goals, potencial PM/ambassador | Core Coach | Core App · Pre-monthly prep (engagement y crecimiento) |
| 9 | Pedidos & cierre (2 min): abrir espacio explícito a pedidos del worldie | Core Coach | Google Meet |
| E1 | Excepción — inasistencia: esperar 3 min, WhatsApp, reagendar; si saltea el mes registrar yellow flag | Core Coach | WhatsApp · HubSpot |
| # | Acción, tarea | Responsable | Herramienta, nota |
|---|
| 10 | Nota en HubSpot (template: Resumen + Red/Green flags + Feedback dado + Pedidos + Accionables). Si la Monthly está agendada, la nota con el resumen y #monthly-core se crea automáticamente; si se carga a mano, incluir #monthly-core a la nota para que pase a Completed. El Pre-monthly prep puede pedirse a demanda. | Core Coach | HubSpot · MeetGeek |
| 11 | Taggear Account Manager, Sales Assistant y equipo de Cor en la nota | Core Coach | HubSpot |
| 12 | Actualizar propiedad worldie_potential si hay cambios | Core Coach | HubSpot |
| 13 | Actualizar capacidad ociosa si el worldie expresó disponibilidad | Core Coach | HubSpot |
| 14 | Derivar accionables: aumento → Account Manager · mentoría → Sales Assistant · disponibilidad → Recruiting · red flag → Slack | Core Coach + Sales Assistant + Account Manager | Core App · Monthly Analyzer: accionables sugeridos automáticamente; quedan como nota en HubSpot |
| 15 | Anotar follow-ups con deadline (próxima entrega, mentoría, revisión de feedback) | Core Coach | HubSpot · Core App (los follow-ups se incluyen en el análisis de la Monthly según su cumplimiento) |
El diagrama vive en Figma.
Leyenda de colores.
[Insertar imagen PNG del diagrama aquí — exportar desde Figma @2x]
Estos criterios se calculan automáticamente en el Monthly Analyzer y en Métricas de la Core App (core-monthly.worldteams.com); los porcentajes se consultan en la app.
| Objetivo | Medición (fuente: Core App) | % Puntaje |
|---|
| Cobertura de cada Priority | % worldies high vistos en el mes ≥ 95% | — |
| Carga oportuna de notas | % monthlies con nota en HubSpot dentro de 24 hs ≥ 90% | — |
| Accionables claros | % monthlies con accionables (owner + deadline) ≥ 95% | 20% |
| Capacidad ociosa actualizada | % updates en post-monthly ≥ 90% | 5% |
| Identificación de oportunidades | Que la monthly toque: Pipeline del cliente · Posibles oportunidades · Insights de cambios en la estructura | 30% |
| Desarrollo del engagement con Worldteams | Que se mencione: Mentorías · Desarrollo de carrera · Eventos · Worldtalks · Ambassadors | 20% |
| Bajada de Feedback | Bajada de feedback trimestral de Worldteams y de cliente | 15% |
| Detección preventiva | # red flags detectadas / # offboardings (ratio creciente) | 10% |
| Error frecuente | Consecuencia | Cómo prevenirlo |
|---|
| Ir a la monthly sin preparación | Reunión genérica "¿cómo estás?"; se pierde data crítica y oportunidades | Aplicar la checklist de preparación obligatoria del paso 5 |
| No cargar la nota el mismo día con el monthly-core | Se pierden matices de la conversación; el equipo queda sin visibilidad | SLA de 24 hs; usar MeetGeek + IA de HubSpot para acelerar |
| No actualizar worldie_potential | Decisiones estratégicas se toman con data desactualizada | Forzar update mensual de high priority en el cierre de la nota |
| No actualizar Capacidad Ociosa | Se pierde disponibilidad de worldies con potencial | SLA de 1hs para cargar la propiedad actualizado |
| No escalar red flags al equipo | Riesgo de offboarding sorpresivo o pérdida de cliente | Slack del equipo el mismo día ante red flag fuerte |
| No tener buen termómetro de Red Flags | Dejar pasar información crítica que ponga en riesgo la RC o relación con cliente | Manual de red flags comunes + análisis de la Monthly en el Monthly Analyzer (Core App) |
| Mal manejo de conversaciones difíciles | Dañar la relación con el profesional | Manual de conversaciones difíciles. Ante la duda, preguntar a MGMT |
| Aceptar pedidos de aumento sin criterio | Erosión de margen; expectativas mal seteadas con el worldie | Validar antigüedad ≥1 año + buen feedback antes de elevar al AM |
| Saltear monthly de un worldie sin registro | El worldie se desconecta; renuncia silenciosa | Si se saltea el mes, se registra yellow flag en HubSpot; la Core App genera alerta/notificación automática ante worldies sin Monthly del mes |
El Pre-monthly prep se envía automáticamente por email a cada CC y se centraliza en la Core App (core-monthly.worldteams.com).
| Elaboró | Revisó | Aprobó |
|---|
| Nombre: Victoria Roman Cargo: Workforce Integration Specialist Firma: ___________________ | Nombre: Manuela Galán Cargo: Success Coordinator Firma: ___________________ | Nombre: Martina Obregon Cargo: Head of Success Firma: ___________________ |
| Versión | Fecha | Autor | Descripción |
|---|
| 0.2 | 01/05/2026 | Equipo KCI 5 (Vicky · Enzo · Claude AI) | Versión a partir de 7 entrevistas a Core Coaches. Pendiente validación final equipo Core. |
| 0.3 | 20/05/2026 | SOP Patch Engine | Sección GUÍAS 07 reformateada en tabla WorldTeams (dos columnas: Guía + Link). |
| 0.4 | 20/05/2026 | SOP Patch Engine | Anexo II actualizado con análisis operacional de Monthly Mica + Ramiro (ACOUFELT) 07/05/2026. |
| 1.0 | 21/05/2026 | SOP Patch Engine | Cambio de template completo a branding WorldTeams — estructura, paleta y tipografía del template oficial aplicados. Contenido intacto. |
| 1.1 | 19/06/2026 | SOP Patch Engine | Cambio de template a identidad visual del SOP Customer Plan — estructura, tipografía Space Grotesk/Manrope, paleta verde WorldTeams. Contenido intacto. |
| 1.2 | 14/07/2026 | Equipo Core + Claude AI | Actualización por automatización con la Core App (core-monthly.worldteams.com): removidos los pasos de actualización de Worldie Priority y bajada de lista (ahora automáticos); pasos de preparación, notas y accionables reescritos para reflejar el Pre-monthly prep, el Monthly Analyzer y la auto-creación de notas. Criterios de éxito ahora auto-calculados en la app. Pasos automatizados resaltados en verde. |
Completar antes de marcar el proceso como finalizado. Cada vez que se inicie una monthly, la Core Coach recibirá una checklist como esta en formato sheet. Si algún ítem es FALSE, el proceso no está completo.
| ☐ | Actualizar Worldie Priority |
|---|
| ☐ | Lista mensual bajada de HubSpot según prioridad |
| ☐ | Mail monthlies enviado a worldies del mes |
| ☐ | Worldies que no autoagendaron tienen seguimiento (WhatsApp o agenda manual) |
| ☐ | Preparación previa completa: nota propia + nota AM + worksheet + pedidos + feedback |
| ☐ | Reunión realizada (o yellow flag registrada si se salteó) - #monthly-core |
| ☐ | Nota cargada en HubSpot y actualización de capacidad ociosa dentro de las 24 hs |
| ☐ | Template de nota completo: resumen + flags + feedback + pedidos + accionables |
| ☐ | Equipo taggeado en HubSpot (Account Manager, Sales Assistant, Cor) |
| ☐ | worldie_potential actualizado si cambió |
| ☐ | Cobertura de los 8 temas en la Monthly (0 al 8) |
| ☐ | Accionables derivados con owner y deadline |
| Referencia: Monthly Mica + Ramiro (ACOUFELT) — 07/05/2026 Esta reunión ilustra los estándares esperados en la ejecución de una monthly: ✓ Recuperó el hilo de la reunión anterior: abrió mencionando el tema de la compu que había quedado pendiente, sin que el worldie lo tuviera que recordar. ✓ Hizo preguntas de fondo antes de aconsejar: cuando surgió el tema del trabajo descoordinado con Luis, preguntó cómo se manejaban las tareas antes de dar una recomendación. ✓ Dio un consejo accionable y específico: no le dijo "comunicate más" sino "la próxima vez que tengas una reunión con Villaca, proponé armar un SOP de estandarización" — con palabras concretas para decir. ✓ Reforzó el valor de la proactividad con lenguaje del cliente: usó el argumento de que Acoufelt valora la iniciativa, conectando el consejo con algo que el worldie ya sabe que el cliente aprecia. ✓ Recibió un pedido difícil (privacidad de la compu) y no lo descartó ni prometió de más: escuchó el contexto técnico completo, validó la preocupación y cerró con accionable claro: hablar con Delphi con herramienta específica (Sentinel-1). ✓ Cerró cada tema con owner y canal: "te cuento novedades por WhatsApp", "me mandas el listado por WhatsApp", sin dejar compromisos flotando. Ver grabación y transcripción completa en MeetGeek: https://app.meetgeek.ai/meeting/96fa7757-ea6d-474b-af55-aba8519d156b |
|---|
| Automatización - | Link / Estado |
|---|
| Mail monthlies mensual auto-disparado el día 1 a worldies según prioridad | Pendiente — Workflow HubSpot a configurar |
| Armado de vista/priorización automática cada mes + seteo de monthly status | Implementado — Core App |
| Generación diaria del Pre-monthly prep y envío por email al CC (a demanda si no hay Monthly agendada) | Implementado — Core App |
| Auto-creación de nota en HubSpot al agendar (resumen + #monthly-core → Completed) | Implementado — Core App + MeetGeek |
| Reminder 24 hs antes de la monthly al worldie | Pendiente — Workflow HubSpot a configurar |
| Detección de worldies sin monthly del mes (recordatorio a Cor) | Pendiente — Workflow HubSpot a configurar |
| Auto-resumen de nota usando IA de HubSpot post-MeetGeek | Ya implementado parcialmente (Manuela Salvador) |
| Alerta en Slack si worldie high priority no tuvo monthly en 35 días | Pendiente — Integración Slack + HubSpot |